Uregulowania prawne, których celem jest minimalizacja zagrożeń wynikających z tzw. prania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu stosowane są od dawna w wielu krajach europejskich. Polska ustawa zastępuje wcześniejsze przepisy z 16 listopada 2000 roku, co wymusiły zarówno zmiany w funkcjonowaniu wielu obszarów rynku (np. rozwój bankowości elektronicznej, pojawienie się tzw. kryptowalut) jak i nowe formy aktywności organizacji terrorystycznych, czy innych organizacji przestępczych.

Kogo dotyczą nowe obowiązki i procedury?

W omawianym akcie prawnym dosyć szczegółowo wymienione są „podmioty obowiązane”. Dla zobrazowania skali wystarczy zauważyć, że nowe rozwiązania dotyczą np. banków, firm ubezpieczeniowych i pośredników ubezpieczeniowych, spółdzielczych kas, funduszy inwestycyjnych, przedsiębiorców prowadzących działalność kantorową (także prowadzący wymianę walut wirtualnych), notariuszy, adwokatów, radców prawnych (w zakresie wyszczególnionym w ustawie), doradców podatkowych, biur rachunkowych, pośredników w obrocie nieruchomościami, operatorów pocztowych, firm prowadzących tzw. gry losowe, czy wreszcie przedsiębiorców i stowarzyszeń, które przyjmują lub dokonują płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro (nawet jeśli jest to szereg mniejszych, ale związanych ze sobą transferów).

Ta ogromna rzesza firm i instytucji od 13 lipca br, ma obowiązek „prowadzenia identyfikacji i oceniania ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszącego się do ich działalności”  czyli:

• klientów, państw lub obszarów geograficznych,
• produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw.

To zupełnie nowa jakość w zakresie bezpieczeństwa biznesu w naszym kraju. Oznacza to, że przedsiębiorca musi zdefiniować i właściwie zinterpretować zagrożenia, jakie mogą występować w jego działalności. W praktyce takim sygnałem alarmowym powinno być np. to, że firma z którą kooperujemy ma bardzo złożony, wielopoziomowy system właścicielski, albo nasz kontrahent to spółka córka firmy z tzw. raju podatkowego, albo ma relacje finansowe z krajami o niskiej reputacji (ustawodawca nie definiuje, o jakie kraje chodzi, jednak intencją jest wskazanie krajów podejrzewanych o finansowanie terroryzmu). Szczególnej uwagi wymagać będą także firmy, które dokonują znacznych i częstych transakcji gotówkowych.

Co najważniejsze, ustawa nakłada na podmioty obowiązane wymóg każdorazowego zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego m.in. w przypadku:

• nawiązania lub zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych,
• przeprowadzania transakcji okazjonalnej (o wartości 15000 euro lub więcej, bez względu czy transakcja jest pojedyncza, czy kilka transakcji, które wydają się ze sobą powiązane, oraz transfer pieniędzy na kwotę ponad 1000 euro),
• podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
• wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta, oraz identyfikacje „beneficjenta rzeczywistego”

Przedsiębiorca musi zatem nie tylko uzyskać informacje identyfikujące klienta, ale także zweryfikować jego tożsamość i sprawdzić, czy nie ma do czynienia z tzw. słupem. W myśl omawianej ustawy konieczne jest dokonywanie „oceny stosunków gospodarczych klienta i uzyskanie informacji na temat ich celu i charakteru”. Czyli mówiąc wprost trzeba (także bez wiedzy klienta) „prześwietlić” kontrahenta w celu ustalenia, czym tak naprawdę się zajmuje. Jeszcze ciekawiej brzmi punkt mówiący o konieczności „bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych klienta, w tym analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych i badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta.”

Jak to zrobić?  

Ustawa narzuca obowiązek wprowadzenia „wewnętrznej  procedury instytucji obowiązanej” w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. Ustawodawca szczegółowo wyliczył, co taka procedura musi obejmować. Jest to zbiór zawierający m.in. sprawy związane z szacowaniem ryzyka  i weryfikacją danych dotyczących klienta (w tym czynności sprawdzające posiadane dane na temat klienta, ustalenie, czy beneficjentem rzeczywistym nie jest „osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne” itp.), przechowywaniem i przetwarzaniem dokumentów i informacji, zasad kontroli wewnętrznej i prowadzenia postępowań kontroli wewnętrznej, sposobu zgłaszania nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji jak i instytucjom zewnętrznym i szkoleń z omawianego zakresu.

Podkreślić trzeba, że  wszelkie czynności weryfikujące klientów muszą być udokumentowane, a firmy zewnętrzne, które będą prowadzić tego rodzaju działania, będą występować w imieniu i na rzecz zleceniodawcy. To ważne z punktu widzenia firm zajmujących się wywiadem biznesowym, ponieważ daje podstawę prawną i uzasadnienie dla prowadzenia tego rodzaju „kontroli” i analiz. 

Złą wiadomością dla wielu firm i instytucji jest wprowadzenie w ustawie szeregu kar za nie zastosowanie się do jej zapisów. Jedną z nich jest kara finansowa w wysokości 5 000 000 euro lub do 10% obrotu rocznego. 

Stosunkowo niska świadomość nowych obowiązków wśród przedsiębiorców wynika głównie z braku kampanii informacyjnej, z jaką mieliśmy do czynienia np. w sprawie RODO. Trzeba jednak także mieć świadomość, że sami przedsiębiorcy źle znoszą wprowadzanie nowych obowiązków i nowych regulacji prawnych. Brak rzetelnej informacji pogłębia tylko poczucie braku sensu tego typu ustaw. Warto jednak zauważyć, że analogiczne rozwiązania zastosowane w innych krajach (dobrym przykładem jest Wielka Brytania, która ma znacznie większy rynek usług finansowych) funkcjonują i są pozytywnie oceniane. Oczywistym jest, że narzucone przez omawianą ustawę obowiązki w większości przypadków przekraczać będą możliwości firm i instytucji. Jedynie duże korporacje, posiadające rozwinięte działy compliance, czy piony bezpieczeństwa będą w stanie samodzielnie wypełnić nowe zadania. Pozostali będą musieli posiłkować się firmami zewnętrznymi, co zresztą ustawa wprost wskazuje jako równoprawne rozwiązanie. Doświadczenia innych krajów pokazują, że to bardzo dobre wyjście, zarówno pod względem merytorycznym jak i finansowym.

Wykorzystywanie w tym celu firm zajmujących się wywiadem konkurencyjnym (czy wywiadem biznesowym) pozwala firmom i innym instytucjom, których dotyczy ustawa, na profesjonalne i możliwie szybkie wypełnianie wymogów ustawowych. To szczególnie ważne dla  zachowania płynności i ciągłości działania. Plusem takiego rozwiązania jest również budowanie świadomości (w Polsce nadal jeszcze nikłej), że narzędzia wywiadu konkurencyjnego, to nie działania na granicy prawa, a kolejny element  nowoczesnego zarządzania.

Oceniając ustawę, która właśnie weszła w życie, trzeba odejść od postrzegania jej jedynie w kategoriach kolejnych problemów i spojrzeć na nią z innej strony. Regulacje tego typu (i to jest także doświadczenie innych krajów) znacząco zwiększają bezpieczeństwo firm i instytucji działających np. w branży nieruchomości, sektorze finansów czy ubezpieczeń. Dobrze przygotowane i wprowadzone procedury bezpieczeństwa powinny minimalizować ryzyko, że padniemy ofiarą przestępców. Prowadzenie działań weryfikujących kontrahentów i analiza ryzyka, może pozwolić uniknąć wplątania się w relacje z firmami czy osobami, których nielegalna działalność może obciążyć także firmy, z którymi kooperują.

Nowa sytuacja spowoduje także uregulowanie rynku usług dotyczących wywiadu biznesowego, co pozwoli na  rozwój tego sektora. Instytucje obowiązane, zmuszone do korzystania z usług podmiotów zewnętrznych, mają przecież możliwość wyboru firmy, oceniając ją pod kontem profesjonalizmu osób ją tworzących i doświadczenia w zakresie zbierania i analizy informacji. Wejście w życie omawianej ustawy przywołuje zatem także zadawane od dawna pytanie o funkcjonowanie w przestrzeni biznesowej systemu wywiadu konkurencyjnego, który jest kluczowym elementem bezpieczeństwa biznesowego.

mjr Bartosz Orlicz-Rabiega, były funkcjonariusz Agencji Wywiadu, ostatnio dyrektor biura w AW, były radca Ministra Spraw Zagranicznych d.s. bezpieczeństwa polskich przedstawicielstw dyplomatycznych, konsultant d.s. bezpieczeństwa.