Policja odchodzi od papierowych notatników. „To przełom w całej organizacji służby”

Policja przygotowuje się do jednej z istotniejszych zmian w codziennej pracy funkcjonariuszy. Tradycyjne papierowe notatniki służbowe mają zostać zastąpione przez elektroniczne rozwiązanie – e-Notatnik. Projekt jest już testowany w wybranych jednostkach, a jego wdrożenie ma docelowo objąć całą formację.

„Rzeczywiście, jesteśmy w przełomowym momencie, ale najważniejsze etapy tej transformacji są jeszcze przed nami. Przez dziesięciolecia policyjna służba opierała się na dokumentacji papierowej. Było to rozwiązanie sprawdzone, ale jednocześnie czasochłonne i coraz mniej wystarczające dla współczesnych realiów” – mówił nadinsp. Roman Kuster w rozmowie z „Gazetą Policyjną”.

Rozwiązanie, na które środowisko policyjne czekało od dawna

Jak wskazał, prawdziwym przełomem okazały się Mobilne Terminale Noszone. „To nie tylko oszczędność czasu, ale również większe bezpieczeństwo funkcjonariuszy i obywateli. W bieżącym roku dokonywana jest największa z dotychczasowych wymiana tego sprzętu. Kolejnym etapem jest wdrażanie aplikacji „e-Notatnik”. To rozwiązanie, na które środowisko policyjne czekało od dawna” – wskazał nadinsp. Kuster, dodając, że jego wdrożenie zostało podzielone na trzy etapy.

„Pierwszy zadaniowy etap został wdrożony 1 lipca br. W garnizonie podlaskim, stołecznym i małopolskim, a obecnie trwają przygotowania do implementacji na terenie całego kraju” – mówił nadinsp. Kuster.

Nadinsp. Rafał Kochańczyk w rozmowie z tym samym medium wskazał, że policja rozpoczęła zakup ponad 50 tysięcy Mobilnych Terminali Noszonych, które docelowo mają zastąpić tradycyjne notatniki służbowe. „Chcę również doprowadzić do pełnego wdrożenia elektronicznego notatnika służbowego i konsekwentnie realizować proces odchodzenia od dokumentacji papierowej” – dodał nadinsp. Kochańczyk.

E-Notatnik zamiast papieru

Pomysł odejścia od papierowych notatników służbowych pojawia się w Policji od lat. Teraz projekt wchodzi jednak w etap praktycznego wdrażania. Jednym z formalnych kroków było wprowadzenie do przepisów dotyczących Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji definicji e-Notatnika jako elektronicznej formy notatnika służbowego.

Nowe rozwiązanie ma działać w ramach Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji. Funkcjonariusze będą mogli korzystać z niego zarówno za pośrednictwem urządzeń mobilnych, jak i komputerów stacjonarnych wyposażonych w przeglądarkę internetową.

System został podzielony na trzy podstawowe części: moduł zadaniowy, dokumentacyjny oraz moduł dokumentacji akcesoryjnej. Pierwszy z nich ma wspierać policjanta na etapie organizowania i realizacji służby. W module zadaniowym znajdą się m.in. informacje dotyczące służby, przydzielonych zadań i wyposażenia. Rozwiązanie ma więc pełnić funkcję organizacyjną i informacyjną, zapewniając funkcjonariuszowi dostęp do najważniejszych danych potrzebnych podczas wykonywania obowiązków.

Drugi moduł będzie odpowiadał za samo dokumentowanie czynności służbowych. To właśnie on ma w największym stopniu przejąć rolę przypisaną do tej pory papierowemu notatnikowi. Policjant będzie mógł za jego pomocą rejestrować między innymi przebieg interwencji, ustalenia oraz informacje dotyczące zdarzeń i wykonywanych czynności.

Trzecim elementem będzie moduł dokumentacji akcesoryjnej. Ma on pozwolić na tworzenie kolejnych dokumentów na podstawie danych, które wcześniej zostały wprowadzone do systemu. Chodzi między innymi o notatki służbowe, protokoły, dokumentację dotyczącą ruchu drogowego, elektroniczne karty zdarzeń drogowych czy dokumenty związane z nakładaniem mandatów.

Takie rozwiązanie ma ograniczyć konieczność wielokrotnego wpisywania tych samych informacji. Dane wprowadzone wcześniej przez funkcjonariusza będą mogły być

Policjantów czekają szkolenia

Wprowadzenie nowego systemu będzie wymagało również przygotowania funkcjonariuszy do jego obsługi. Policja planuje szkolenia dotyczące korzystania z e-Notatnika, choć szczegółowe terminy nie zostały jeszcze ustalone.

Funkcjonariusze jednostek uczestniczących w testach zostali przeszkoleni przed rozpoczęciem pilotażu przez zespół projektowy odpowiedzialny za e-Notatnik w Komendzie Głównej Policji.

Jeśli projekt zostanie wdrożony zgodnie z założeniami, e-Notatnik może istotnie zmienić sposób dokumentowania codziennej pracy policjantów. Zamiast ręcznego sporządzania kolejnych notatek funkcjonariusze będą mogli wprowadzać informacje bezpośrednio do systemu, a część danych wykorzystać następnie przy tworzeniu kolejnych dokumentów. Odejście od papieru ma więc nie tylko zmniejszyć ilość dokumentacji, ale również ograniczyć czas poświęcany przez policjantów na czynności administracyjne.